Wie weist man KI-Kompetenz nach?
Artikel 4 schreibt keine Nachweisform vor — es gibt kein amtliches Formular und keine Registrierungspflicht. Belastbar ist, was drei Dinge zeigt: welche KI-Systeme im Betrieb laufen, wer damit arbeitet, und was diese Personen dazu vermittelt bekommen haben.
Warum überhaupt dokumentieren, wenn nichts vorgeschrieben ist?
Weil Artikel 4 eine Bemühenspflicht ist. Eine Bemühung, die niemand festgehalten hat, lässt sich später nicht zeigen — weder gegenüber einer Behörde noch gegenüber einem Kunden im Ausschreibungsverfahren noch gegenüber einem Versicherer, wenn etwas schiefgegangen ist. Die Dokumentation ist nicht der Zweck der Übung, aber sie ist das Einzige, was von ihr übrig bleibt.
Zunehmend fragen auch Auftraggeber danach. In Ausschreibungen und Lieferantenfragebögen taucht die KI-Kompetenz inzwischen als Punkt auf — dort wird sie zum Geschäftsargument, lange bevor eine Behörde fragt.
Fünf Bestandteile, die zusammen tragen
- KI-Inventur. Welche Werkzeuge sind tatsächlich im Einsatz — inklusive der selbst installierten. Pro Werkzeug: wer nutzt es, wofür, welche Daten gehen hinein, welche Vertragsvariante.
- Rollen- und Risiko-Zuordnung. Welche Rolle nutzt welches System in welchem Kontext, und wen betreffen die Ergebnisse. Das ist die Brücke zwischen Inventur und Schulungsbedarf.
- Schulungsnachweis. Wer wurde wann worin geschult, mit welchen Inhalten, in welchem Umfang. Teilnehmerliste plus Inhaltsübersicht reicht — es muss kein Prüfungssystem sein.
- Richtlinie für den Umgang mit KI. Was erlaubt ist, was nicht, welche Daten nie hineingehören, wer neue Werkzeuge freigibt, wer Ergebnisse verantwortet. Zwei Seiten, die alle gelesen haben, schlagen zwanzig, die niemand kennt.
- Wiedervorlage. Ein Datum, an dem das Ganze erneut angesehen wird. Ohne das veraltet die Inventur innerhalb weniger Monate, weil ständig neue Werkzeuge dazukommen.
Wie aufwendig ist das realistisch?
Für einen Betrieb mit 10 bis 50 Beschäftigten ist der Erstaufwand überschaubar: Die Inventur dauert typischerweise einen halben bis einen Tag, weil das Aufwendige nicht das Erfassen ist, sondern das Herausfinden. Die Schulung selbst lässt sich in Rollenblöcken an einem Tag abwickeln. Was danach bleibt, ist Pflege — nicht Projektarbeit.
Genau in diesem Zuschnitt bieten wir den KI-Kompetenz-Workshop an: ein Tag im Betrieb, an dessen Ende Inventur, Einordnung, Richtlinien-Entwurf und Schulungsnachweis vorliegen. Was wir nicht liefern, ist die rechtliche Bewertung — die gehört zu Ihrer Anwältin.
Drei Fehler, die wir regelmäßig sehen
- Mit der Schulung anfangen. Ohne Inventur weiß niemand, worauf sich die Schulung beziehen soll — und die Werkzeuge, die niemand gemeldet hat, bleiben ungeschult.
- Nur die „KI-Leute“ schulen. Artikel 4 spricht vom Personal, das mit dem Betrieb und der Nutzung befasst ist. Das ist in den meisten Betrieben deutlich mehr als die IT.
- Einmal machen und ablegen. Ohne Wiedervorlage dokumentiert der Ordner einen Zustand, den es nicht mehr gibt.