Ihr Wissen liegtim Laufwerk.
In fast jedem Betrieb steckt die Antwort auf die häufigsten Fragen bereits irgendwo — in Angeboten, Protokollen, Handbüchern, alten E-Mails. Sie ist nur nicht auffindbar. Ein Wissenssystem macht diesen Bestand durchsuchbar und beantwortet Fragen daraus, mit Verweis auf die Stelle, aus der die Antwort kommt.
Vier Fälle, die immer wiederkommen.
Die Frage, die dreimal am Tag gestellt wird
„Wie war das nochmal bei Kunde X?“ — und jemand sucht zwanzig Minuten im Laufwerk. Ein Wissenssystem beantwortet das in Sekunden und zeigt, aus welchem Dokument die Antwort stammt.
Wissen, das an einer Person hängt
Wenn der Meister in Rente geht, geht dreißig Jahre Erfahrung mit. Was dokumentiert ist, lässt sich erschließen — was nur im Kopf war, nicht. Das ist der Grund, warum wir mit der Aufbereitung anfangen.
Einarbeitung, die jedes Mal von vorn beginnt
Neue Mitarbeitende fragen sich durch. Mit einem System fragen sie das System — und die Kollegen behalten ihre Stunden.
Angebote und Ausschreibungen
Wer schon einmal etwas Ähnliches kalkuliert hat, muss es nicht zweimal denken. Vorhandene Angebote, Leistungsverzeichnisse und Kalkulationen werden auffindbar statt archiviert.
Erst aufräumen, dann automatisieren.
Der häufigste Grund, warum solche Projekte scheitern, ist nicht die Technik. Es ist der Zustand der Unterlagen: gescannte PDFs ohne Text, vierzehn Versionen desselben Dokuments, Ordnerstrukturen, die nur eine Person versteht, Wissen in E-Mail-Postfächern.
Ein Wissenssystem auf diesem Bestand liefert Antworten, die falsch aussehen und es manchmal auch sind — und dann glaubt im Betrieb niemand mehr an das Projekt. Deshalb beginnt bei uns jede Wissenssystem-Arbeit mit der Aufbereitung. Was dabei konkret passiert, steht unter Dokumente KI-tauglich machen.
Das ist der Teil, den Anbieter selten erwähnen, weil er unglamourös ist. Er ist aber der Unterschied zwischen einem System, das benutzt wird, und einem, das nach sechs Wochen niemand mehr öffnet.
Vier Grenzen, die wir vorher nennen.
- Ein Wissenssystem weiß nichts. Es sucht in Ihren Dokumenten und formuliert, was es findet — steht die Antwort nirgends, gibt es keine.
- Schlechte Dokumente ergeben schlechte Antworten. Ein System auf einem unsortierten Laufwerk beschleunigt das Chaos, es behebt es nicht.
- Es ersetzt keine Entscheidung. Wer die Antwort verwendet, verantwortet sie — deshalb steht bei uns die Quelle immer dabei.
- Es ist kein Suchfeld mit Magie. Fragen, die im Betrieb niemand präzise stellen kann, beantwortet auch das System nicht.
Wir nennen das vorab, weil die Enttäuschung sonst im dritten Monat kommt. Wenn sich im Erstgespräch herausstellt, dass Ihr eigentliches Problem eine saubere Ablage ist und kein KI-System, sagen wir das — und dann ist das Projekt kleiner und billiger, als Sie dachten.
Dieselbe Werttreppe wie alles andere.
Ein Wissenssystem ist bei uns kein eigenes Produkt mit eigenem Preisschild, sondern ein Projekttyp, der die normalen Stufen durchläuft:
- Audit / Process Scan — Bestandsaufnahme: welche Unterlagen gibt es, in welchem Zustand, welche Fragen sollen sie beantworten. Ergebnis ist eine ehrliche Einschätzung, ob sich das lohnt.
- Pilot (9.900 €) — ein abgegrenzter Wissensbereich, aufbereitet und produktiv. Klein genug, um in 14 Arbeitstage fertig zu sein, groß genug, um zu zeigen, ob es im Alltag benutzt wird.
- Implementation — Ausweitung auf weitere Bereiche, Anbindung an vorhandene Systeme, Einweisung.
- Retainer — laufender Betrieb: neue Dokumente aufnehmen, Qualität prüfen, nachschärfen. Ein Wissenssystem ohne Pflege veraltet schneller als eine Website.
Alle Preise stehen offen auf der Preisseite. Betrieben wird auf deutschem Hosting; Ihre Dokumente verlassen den vereinbarten Rahmen nicht.