Wer ist von der KI-Kompetenzpflicht betroffen?
Betroffen ist jeder Betrieb, der KI-Systeme einsetzt — nicht nur, wer sie entwickelt. Artikel 4 richtet sich an Anbieter und an Betreiber, und er kennt keine Untergrenze nach Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Wer ChatGPT im Büro nutzt, fällt darunter.
Anbieter oder Betreiber — was sind Sie?
Die Verordnung unterscheidet Rollen, nicht Branchen. Für die allermeisten mittelständischen Betriebe ist nur die zweite relevant:
| Rolle | Wer das ist |
|---|---|
| Anbieter | Entwickelt ein KI-System oder lässt es entwickeln und bringt es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr. Betrifft Sie, wenn Sie eigene KI-Funktionen an Kunden ausliefern. |
| Betreiber | Setzt ein KI-System unter eigener Verantwortung ein — außerhalb einer rein persönlichen, nicht beruflichen Tätigkeit. Das ist die Rolle, in der praktisch jeder Betrieb steckt, sobald jemand KI für die Arbeit nutzt. |
Vier Fälle aus dem Alltag
- Angebote mit einem Chatbot vorformulieren. Betreiber. Das Ergebnis geht an Kunden, die Verantwortung bleibt im Betrieb.
- Bewerbungen vorsortieren lassen. Betreiber — und hier wird es ernster, weil Systeme im Beschäftigungskontext von der Verordnung gesondert behandelt werden.
- Ein Übersetzungswerkzeug für interne Dokumente. Betreiber. Geringes Risiko, aber die Kompetenzpflicht kennt keine Bagatellgrenze.
- Eine KI-Funktion in die eigene Software einbauen und verkaufen. Anbieter. Dann gelten deutlich weitergehende Pflichten als Artikel 4.
Gibt es eine Ausnahme für kleine Betriebe?
Für Artikel 4 nicht. Die Verordnung nimmt an anderen Stellen Rücksicht auf kleine und mittlere Unternehmen — etwa bei Verfahren und Dokumentation für Hochrisiko-Systeme — aber die Kompetenzpflicht selbst gilt unabhängig von der Größe. Was sich mit der Größe ändert, ist der Aufwand: Angemessene Maßnahmen sehen bei fünf Beschäftigten anders aus als bei fünfhundert. Seit der Neufassung vom 27. Juli 2026 ist dieser Spielraum ausdrücklich im Text verankert — die Pflicht garantiert kein bestimmtes Kompetenzniveau.
Ausgenommen ist die rein persönliche, nicht berufliche Nutzung. Wer privat einen Chatbot nach einem Rezept fragt, ist kein Betreiber im Sinne der Verordnung. Sobald dieselbe Person dasselbe Werkzeug für die Arbeit nutzt, schon.
Der praktische Haken: Sie wissen es vermutlich nicht
In fast jedem Betrieb, in dem wir die Inventur gemacht haben, waren mehr KI-Werkzeuge im Einsatz, als die Geschäftsführung wusste — installiert von einzelnen Mitarbeitenden, oft in der kostenlosen Variante, meist gut gemeint. Für Artikel 4 ist das der unangenehme Fall: Die Pflicht besteht für Systeme, von denen offiziell niemand weiß.
Deshalb steht die Inventur am Anfang und nicht die Schulung. Was daraus folgt, steht unter ausreichende KI-Kompetenz und Nachweis und Dokumentation.